Hướng dẫn kết nối hóa đơn điện tử vNPT invoice trên Chủ Tiệm POS

Hóa đơn điện tử VNPT Invoice là gì? #

VNPT Invoice là dịch vụ hóa đơn điện tử do Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) phát triển và cung cấp. Đây là một hệ thống phần mềm cho phép doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân khởi tạo, phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam.

🔹 Tính năng nổi bật của VNPT Invoice:

• Tạo, ký số và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng nhanh chóng.
• Kết nối tự động với Tổng cục Thuế để truyền dữ liệu hóa đơn.
• Hỗ trợ xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
• Cho phép tra cứu hóa đơn trực tuyến mọi lúc, mọi nơi.
• Tích hợp với phần mềm kế toán, ERP, bán hàng như Chủ Tiệm POS, Kiotviet, Sapo, iPOS, SoBanHang, Pos365,…

🔹 Đáp ứng đúng quy định pháp luật:

VNPT Invoice đáp ứng đầy đủ yêu cầu của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và mới nhất là Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Vì sao cần xuất hóa đơn điện tử? #

Tham khảo chi tiết tại: Vì sao phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Cách kết nối hóa đơn điện tử vnpt invoice chỉ với 3 bước #

Bước 1: Kết nối tới nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Để tạo kết nối tới nhà cung cấp hóa đơn điện tử VNPT Invoice các bạn làm theo các bước sau:

1. Mở menu chính chọn [TÀI CHÍNH & KẾ TOÁN], tại màn hình tài chính kế toán bạn bấm chọn tiếp nút [Hóa đơn điện tử]

2. Thêm kết nối nhà cung cấp mới bấm [Thêm]

3. Bấm chọn [Nhà cung cấp hóa đơn điện tử]

4. Điền đầy đủ các thông tin kết nối. Các thông tin tên đăng nhập, mật khẩu, link máy chủ API, link tra cứu là thông tin mà phía VNPT Invoice sẽ cung cấp cho bạn khi bạn mua HĐĐT

5. Chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử [VNPT Invoice]

6. Sau khi điền đầy đủ thông tin bạn đánh dấu chọn vào ô “Tôi đồng ý…” sau đó bấm [Kết nối]

7. Kết nối thành công sẽ thể hiện trạng thái “Đang kết nối”. Sau đó bạn quay lại màn hình trước và chọn “Cài đặt cách thức phát hành hóa đơn điện tử” để tiến hành bước tiếp theo

Bước 2: Cài đặt cách thức phát hành hóa đơn điện tử

1. Bạn tích chọn “Cho phép phát hành HĐĐT”.

2. Bạn cũng có thể bật các tùy chọn khác như “Tự động phát hành HĐĐT” nếu bạn muốn tự động phát hành hóa đơn điện tử ngay sau khi 1 hóa đơn bán hàng được hoàn thành.

3. Để thêm tác vụ phát hành hóa đơn điện tự bạn bấm vào nút “Thêm tác vụ phát hành”

4. Tại màn hình Thêm tác vụ phát hành hóa đơn, bạn điền đầy đủ thông tin và chọn Nhà cung cấp hóa đơn điện tử là “VNPT Invoice” mà bạn vừa thực hiện kết nối thành công ở Bước 1.

5. Chọn kiểu hóa đơn sẽ phát hành. Ở đây sẽ có 2 kiểu hóa đơn là “Hóa đơn GTGT” và “Hóa đơn máy tính tiền”

• Hóa đơn GTGT: Hay còn gọi là hóa đơn VAT là loại hóa đơn điện tử được sử dụng bởi các tổ chức, doanh nghiệp khai thuế theo phương pháp khấu trừ.
• Hóa đơn máy tính tiền: Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là loại hóa đơn điện tử đặc biệt, được tạo trực tiếp tại điểm bán hàng, thông qua thiết bị bán hàng/máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế.

6. Sau khi chọn kiểu hóa đơn, bạn cần chọn tiếp mẫu ký hiệu hóa đơn điện tự sẽ phát hành.

Lưu ý: Mẫu ký hiệu hóa đơn này là mẫu ký hiệu mà bạn đã đăng ký và được cơ quan Thuế có thẩm quyền phê duyệt thì mới có thể phát hành hóa đơn điện tử từ mẫu đó. *Hãy nhờ nhân viên bán hàng của đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hỗ trợ bạn việc đăng ký mẫu hóa đơn với cơ quan Thuế để đám bảo đúng thủ tục.

6. Sau khi bấm nút “Thêm tác vụ”. Nếu thành công tác vụ vừa thêm sẽ hiện thị thông tin như ảnh bên dưới với trạng thái là “Đang hoạt động”

7. Quay trở lại màn bán hàng và thực hiện lên đơn hàng như bình thường.

Bước 3: Thực hiện thao tác lên đơn bán hàng như bình thường

1. Sau khi lên đơn hàng bạn bấm “Thanh toán”. Tại màn thanh toán tùy chọn xuất hóa đơn điện tử nếu được bật sẽ hiện thị như hình bên dưới.

2. Tại đây bạn có thể lựa chọn lại là có phát hành hóa đơn điện tử cho đơn hàng đang thực hiện hay không. Và tại đây bạn cũng có thể lựa chọn kiểu hóa đơn điện tử sẽ xuất. (Trong trường hợp bạn đang cài đặt luôn hỏi loại hóa đơn sẽ xuất).

3. Nếu bạn không thêm thông tin khách hàng mua vào trong hóa đơn thì mặc định sẽ là “Khách lẻ” hoặc “Khách hàng không lấy hóa đơn”.

4. Bạn cũng có thể thêm thông tin khách mua hàng vào trong hóa đơn. Ở đây sẽ có 2 hình thức khách hàng là “Khách hàng cá nhân” hoặc Khách hàng là “Công ty hoặc Tổ chức”. Chú ý điền đầy đủ thông tin có đánh dấu * của khách mua hàng.

5. Sau khi chọn và điền đầy đủ thông tin bạn chọn phương thức thanh toán và hoàn thành đơn hàng. Sau đó hệ thống Chủ Tiệm sẽ dựa trên lựa chọn của bạn để truyền hóa đơn lên hệ thống nhà cung cấp hóa đơn điện tử mà bạn đã cài đặt trước đó.

*Chú ý với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền để giảm thiểu thao tác và thời gian bán hàng nhanh chóng hơn, bạn nên bật cài đặt tự động phát hành hóa đơn.

6. Vậy là hóa đơn của bạn đã được truyền lên hệ thống hóa đơn điện tử của nhà cung cấp. (Cũng như phát hành lên cơ quan Thuế, dựa trên cài đặt của bạn trên hệ thống hóa đơn điện tử của nhà cung cấp).

Bạn có thể xem Đối soát phát hành hóa đơn điện tử tại màn hình đối soát.

7. Tại màn hình đối soát bạn cần chú ý cột trạng thái (thể hiện trạng thái phát hành của hóa đơn) và Mã tra cưu (Dùng cho bạn hoặc khách mua hàng có thể tra cứu lại hóa đơn đã phát hành lên cơ quan Thuế)

8. Cột NCC HĐĐT và Mẫu HĐĐT thể hiện cho bạn biết hóa đơn đã được truyền lên NCC nào và với mã số, ký hiệu hóa đơn là bao nhiêu.

9. Trên màn hình đối soát bạn cũng có thể thực hiện In thông tin tra cứu hóa đơn, tra cứu trực tiếp hóa đơn trên trình duyệt web.

10. Trường hợp bạn cần phát hành hàng loạt hóa đơn (vd những hóa đơn chưa phát hành, hóa đơn trước đó phát hành bị lỗi) thì có thể tích chọn hóa đơn rồi chọn “Hành động” là Phát hành các hóa đơn đã chọn để thực hiện việc xuất hóa đơn lên máy chủ NCC.

Vậy là bạn đã nắm được toàn bộ thao tác cài đặt cũng như cách thức xuất 1 hóa đơn điện tử ngay trên hệ thống quản lý bán hàng Chủ Tiệm POS rồi đấy.

Xem hướng dẫn kết nối với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử khác:

Kết nối Chủ Tiệm POS với hóa đơn điện tử Nacencomm CA2 E-Invoice

Chúc mừng bạn!

Bạn đã nắm được cách xuất hóa đơn điện tử theo đúng quy định của Cơ Quan Thuế rồi đấy.

*Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào dành cho Chủ Tiệm thì hãy để lại bình luận bên dưới nhé!